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Etiqueta ingresos y costes por proyecto para conocer el margen real de cada trabajo, detectar desviaciones a tiempo y presupuestar mejor.
Caso de uso: Negocios por proyectos #
Para quién es: empresas que trabajan por proyectos, obras, encargos o campañas, donde cada trabajo tiene sus propios ingresos y costes.
El problema #
Facturas bien, pero no sabes cuánto te deja realmente cada proyecto. Los materiales, las horas, las subcontratas y los gastos se mezclan todos en la contabilidad general, así que un proyecto que parecía rentable resulta que no lo era… y lo descubres cuando ya ha terminado y no puedes hacer nada. Sin visibilidad por proyecto, vas a ciegas en lo que más importa: el margen de cada trabajo.
Cómo lo resuelve la analítica #
Se trata de que cada ingreso y cada coste lleve la etiqueta del proyecto al que pertenece, para poder cerrar la cuenta de cada uno por separado.
1. Crea la categoría "Proyecto" #
Un nivel por cada proyecto, obra o encargo que quieras seguir. Puedes ir añadiéndolos a medida que entran.
2. Asigna los ingresos de cada proyecto #
Lo que facturas por un proyecto va a su nivel. Como suelen ser facturas concretas e identificables, normalmente lo asignas a mano desde Asignaciones, aunque si trabajas con series por proyecto puedes automatizarlo con reglas.
3. Asigna los costes directos al proyecto #
Materiales, subcontratación, desplazamientos, horas imputadas… todo lo que es atribuible a un proyecto, va a ese proyecto. Para los costes recurrentes te ayudan las reglas; para los puntuales, la asignación manual.
Con ingresos y costes etiquetados por proyecto, tienes la cuenta de resultados de cada trabajo.
Qué consigues #
Un informe de margen por proyecto que te dice cuánto ha ingresado y cuánto ha costado cada uno, y por tanto cuánto te ha dejado de verdad. Si comparas lo previsto con lo real, detectas las desviaciones mientras el proyecto está en marcha, a tiempo de corregir, no cuando ya es tarde. Sabes qué tipo de proyectos son rentables y cuáles se te comen el margen, y eso te ayuda a presupuestar mejor los siguientes.
Consejo: Un consejo. No hace falta que sigas todos los proyectos pequeños uno a uno: te llenarías de niveles. Reserva la categoría "Proyecto" para los trabajos que de verdad quieres analizar (los grandes, los de margen ajustado, los que se repiten) y agrupa el resto en un nivel genérico. La analítica es más útil cuando es legible que cuando lo mide absolutamente todo.
