La factura ordinaria es el documento estándar que certifica una venta o servicio. Debe emitirse antes del cobro y contener datos fiscales exactos para ser válida ante Hacienda.
¿Cuándo es obligatoria?
No siempre necesitas una factura completa. La ley marca umbres claros. Si vendes algo por menos de 400 € a un particular y no te piden factura, puedes usar un ticket simplificado.
La factura ordinaria se vuelve obligatoria en estos casos:
- El cliente es una empresa o autónomo.
- El importe supera los 400 €.
- La operación tiene retención de IRPF.
- Es una operación intracomunitaria (dentro de la UE).
- El cliente necesita justificar gastos para sus impuestos.
Datos que no pueden faltar
Un error en un solo dato puede invalidar el documento. Aquí tienes la lista de verificación básica:
| Dato | Detalle clave |
|---|---|
| Número de factura | Debe ser correlativo y único. No puedes saltar números. |
| Fecha | Fecha de emisión. Debe ser posterior a la venta. |
| Identificación | Nombre, NIF/CIF y dirección de emisor y cliente. |
| Concepto | Descripción clara de qué se vende o presta. |
| Importes | Base imponible, IVA aplicado y total a pagar. |
Plazos y moneda
Tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la operación para emitir la factura. No puedes adelantarla ni retrasarla más allá de ese límite legal.
Sobre la moneda: el total puede estar en euros, dólares o yenes. Pero el IVA siempre debe expresarse en euros. Esto es crucial para operaciones internacionales.
Ejemplo práctico rápido
Imagina que eres un fotógrafo. Un estudio te pide 500 € por un evento. Como superan los 400 € y es una empresa, debes emitir factura ordinaria.
Desglose:
- Base imponible: 413,22 €
- IVA (21%): 86,78 €
- Total a cobrar: 500,00 €
Si omites el CIF del estudio, la factura es incorrecta. Si te equivocas en el porcentaje de IVA, te expones a una sanción.
Errores comunes y multas
La AEAT clasifica los errores por gravedad. No es lo mismo un fallo tipográfico que ocultar ingresos.
- Sanción leve: Errores formales menores o aplicación incorrecta de impuestos por negligencia.
- Sanción grave: No incluir datos obligatorios (como el NIF) o no conservar la factura.
- Sanción muy grave: Falsificar datos o emitir facturas de operaciones inexistentes.
¿Y si me equivoco?
No puedes borrar la factura original. Debes emitir una factura rectificativa.
Esta nueva factura debe:
- Referirse a la original (indicar número y fecha).
- Tener su propia numeración correlativa.
- Explicar el motivo de la corrección.
La original se conserva aunque sea errónea. Nunca la destruyas.
Conservación y soporte
Debes guardar tus facturas al menos 4 años. Esto aplica a la factura original y a cualquier rectificativa.
Puedes emitirla en papel, PDF o XML. Lo importante es que sea legible y que puedas demostrar su origen ante una inspección. El soporte digital es válido siempre que sea inalterable.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar en inglés?
Sí, si el cliente es extranjero. Pero si Hacienda lo pide, deberás traducirla a castellano, catalán, euskera o gallego.
¿Qué pasa si el cliente es de otro país de la UE?
Es una operación intracomunitaria. Debes incluir los códigos de IVA de ambos países (VIES) y aplicar el tipo 0% si cumples los requisitos de exención.
¿Cuánto tiempo tengo para cobrar?
La ley no fija un plazo de cobro, pero sí de emisión. El pago depende de lo pactado en el contrato o factura. Si no pagas, puedes reclamar, pero la factura debe estar bien emitida primero.
Conclusión
La factura ordinaria es tu escudo legal. Emitirla bien te protege ante auditorías y conflictos. Revisa siempre los datos fiscales y los plazos. Un error pequeño hoy puede convertirse en una multa grande mañana.
