Respuesta rápida: Para contabilizar una nómina, debes registrar dos asientos: uno para reconocer el gasto salarial y las retenciones (IRPF y Seguridad Social) a final de mes, y otro para reflejar el pago efectivo al trabajador. Se utilizan principalmente las cuentas 640, 476, 4751 y 465.
La diferencia clave entre calcular y registrar
Muchos confunden la creación de la nómina con su registro contable. Son dos procesos distintos que requieren herramientas diferentes.
Hacer la nómina es un cálculo de RRHH. Determinas el bruto, aplicas el convenio y calculas el neto a pagar.
Contabilizar la nómina es una acción financiera. Traduces esos números en asientos dentro del libro diario de la empresa.
- El cálculo usa software de nóminas o Excel.
- El registro usa tu programa de contabilidad.
Estructura básica del asiento contable
El registro estándar se divide en dos momentos. Primero, reconoces la deuda con el trabajador y el Estado. Segundo, pagas esa deuda.
1. Reconocimiento del gasto (fin de periodo)
Este asiento refleja el coste real para la empresa y las cantidades que le debes al trabajador y a la Seguridad Social.
| Cuenta | Nombre | Debe / Haber | Concepto |
|---|---|---|---|
| 640 | Sueldos y salarios | Debe | Salario bruto total |
| 476 | Seg. Social acreedora | Haber | Cuota a cargo del trabajador |
| 4751 | IRPF retenido | Haber | Retención fiscal |
| 465 | Remuneraciones pend. | Haber | Líquido a pagar al empleado |
2. Pago efectivo
Se realiza cuando el dinero sale de tu cuenta bancaria. Elimina la deuda pendiente con el empleado.
| Cuenta | Nombre | Debe / Haber | Concepto |
|---|---|---|---|
| 465 | Remuneraciones pend. | Debe | Cancela la deuda |
| 57 | Caja/Bancos | Haber | Salida de efectivo |
Ejemplo práctico con cifras reales
Imaginemos a Carlos, empleado de una agencia de diseño. Su nómina de marzo es sencilla, sin extras.
- Salario bruto: 1.800 €
- Seguridad Social (trabajador): 135 €
- IRPF: 180 €
- Anticipo previo a descontar: 200 €
Paso 1: Asiento del gasto (31 de marzo)
Debemos cuadrar las cuentas. El bruto (1.800) debe ser igual a la suma de las deducciones y el líquido.
Líquido teórico: 1.800 – 135 – 180 = 1.485 €.
Líquido real a pagar: 1.485 – 200 (anticipo) = 1.285 €.
El asiento quedaría así:
- Debe 640: 1.800 €
- Haber 476: 135 €
- Haber 4751: 180 €
- Haber 460 (Anticipos): 200 €
- Haber 465: 1.285 €
Paso 2: Asiento del pago (31 de marzo)
- Debe 465: 1.285 €
- Haber 572: 1.285 €
Errores comunes al registrar sueldos
Evita estos fallos que distorsionan tu balance y tu estado de resultados.
- Confundir bruto y neto: La cuenta 640 siempre lleva el bruto. Nunca el líquido.
- Olvidar el anticipo: Si descontas un préstamo o adelanto, debes usar la cuenta 460, no reducir directamente el 465 sin justificación.
- Fecha incorrecta: El gasto se registra al cierre del periodo (ej. 31 de marzo), aunque el pago sea el 1 de abril.
- Ignorar la cuota empresarial: Recuerda que la empresa también paga una parte de la Seguridad Social (cuenta 649). No se mezcla con la del trabajador (476).
Preguntas frecuentes
¿Qué cuenta uso si pago un finiquito?
El finiquito no es un sueldo. Se registra en la cuenta 649 (Otras cargas sociales) o 641 (Retribuciones a corto plazo), dependiendo de su naturaleza contractual. No se pasa por la 640.
¿Cómo registro las dietas?
Las dietas no son salario. Se registran en la cuenta 626 (Gastos de desplazamientos) o 629 (Otros gastos de personal), según el caso. No tributan como sueldo si están justificadas.
¿Cuándo se registra el asiento de la nómina?
El asiento de reconocimiento del gasto se hace el último día del mes. El asiento de pago se hace el día exacto en que el banco ejecuta la transferencia.
Conclusión
Contabilizar una nómina es un proceso mecánico si dominas las cuentas básicas. Clave: separa el reconocimiento del gasto del pago efectivo. Usa siempre el bruto en la cuenta 640 y vigila los anticipos. Con esta estructura, tu contabilidad reflejará fielmente la realidad económica de tu plantilla.
