Respuesta rápida: La forma de cobrar (nómina, factura o como autónomo) depende de dos factores: si eres mayoritario (más del 50%) o minoritario, y si tu trabajo es "empresarial" (gestión general) o "profesional" (servicio técnico específico). No se puede elegir libremente sin cumplir requisitos legales.
El criterio clave: tu porcentaje y tu rol
Antes de hablar de facturas o nóminas, hay que definir quién eres dentro de la sociedad. La ley no trata igual a todos los administradores.
Todo se reduce a dos preguntas:
- ¿Cuánto capital posees? (Más del 50%, entre 25% y 50%, o menos del 25%).
- ¿Qué haces exactamente? ¿Diriges la empresa como dueño o prestas un servicio técnico específico?
Cuando tu trabajo es "profesional"
Si tu aportación es un servicio técnico concreto (por ejemplo, eres el ingeniero jefe, el médico de la clínica o el abogado de la firma), la situación es clara.
Debes emitir factura a la sociedad. No puedes cobrar por nómina si tu trabajo es estrictamente profesional y no se ha pactado lo contrario en los estatutos.
Requisitos fiscales para facturar como profesional
- Debes estar dado de alta en el IRPF (actividades económicas).
- La factura debe incluir una retención del 15%.
- El IVA suele aplicarse, aunque hay matices. Es recomendable incluirlo para evitar dudas.
Cuando tu trabajo es "empresarial" (Gestión general)
Aquí es donde más confusiones hay. Si tu rol es dirigir la empresa, controlar la estrategia y representar a la sociedad, la forma de cobrar depende de tu participación.
Si tienes más del 50% (Socio mayoritario)
Tienes dos opciones principales, pero no puedes mezclarlas sin cuidado:
- Nómina de alta dirección: Es la opción más común. La retención general es del 35%. Si quieres una retención menor, necesitas un contrato de alta dirección que separe claramente las horas de "administrador" de las de "trabajador".
- Factura como autónomo: Solo es viable si demuestras total independencia. Debes tener oficina propia, horarios distintos y no estar subordinado a nadie de la empresa. Es difícil de demostrar en una SL unipersonal o con pocos socios.
Si tienes menos del 50% (Socio minoritario)
La regla cambia según tu influencia real:
- Menos del 25%: Puedes cobrar por nómina como trabajador o alta dirección. Es la vía más segura y sencilla.
- Entre 25% y 50% (Control efectivo): La Agencia Tributaria suele considerar que tienes control. Debes cotizar como autónomo y emitir facturas con retención del 15%.
Tabla comparativa rápida
| Participación | Tipo de actividad | Forma de cobro recomendada | Retención / IRPF |
|---|---|---|---|
| Mayor del 50% | Empresarial (Gestión) | Nómina Alta Dirección | 35% (general) |
| Mayor del 50% | Profesional (Técnico) | Factura | 15% |
| 25% – 50% | Empresarial (Gestión) | Factura (Autónomo) | 15% |
| Menos del 25% | Empresarial (Gestión) | Nómina | Según tramo IRPF |
Ejemplo práctico: Dos socios en una SL
Imagina una sociedad con dos socios: María (60%) y Juan (40%). Ambos son administradores.
- María: Como tiene más del 50%, su trabajo de dirección debe pagarse por nómina de alta dirección. Si intenta facturar como autónomo, Hacienda puede reclamarle cuotas de seguridad social y sanciones por falta de independencia.
- Juan: Tiene control efectivo (más del 25%). No puede cobrar por nómina simple. Debe darse de alta como autónomo y emitir facturas mensuales a la sociedad con retención del 15%.
Errores frecuentes que debes evitar
- Confundir salario y honorarios: No puedes cobrar parte por nómina y parte por factura si tu rol es único. Debes definir una sola vía principal.
- Olvidar la Seguridad Social: Si facturas como autónomo, debes cotizar. Si cobras por nómina, la empresa cotiza. No se puede "saltar" este paso.
- No documentar la independencia: Si optas por facturar siendo mayoritario, necesitas pruebas de que no dependes de la empresa (oficina, horarios, clientes propios).
- Ignorar los estatutos: Revisa si los estatutos dicen que la administración es "gratuita". Si es así, cobrar requiere una modificación o un acuerdo social explícito.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar gratis como administrador?
Sí, es legal. Muchos socios administradores no cobran nada y solo toman dividendos. Si decides cobrar, debes regularlo en el acta de la junta de socios.
¿Qué pasa si la empresa no tiene beneficios?
Si cobras por nómina, la empresa debe poder pagar el salario. Si no hay liquidez, puede haber problemas de insolvencia. Si facturas, la deuda es comercial, pero sigue existiendo la obligación de pago.
¿Puedo ser administrador y autónomo a la vez?
Sí, pero debes separar las actividades. Tu cotización como autónomo debe incluir la actividad de administrador si es tu principal fuente de ingresos o si tienes control efectivo.
Conclusión
La forma de cobrar no es un capricho contable, es una obligación legal. Analiza tu porcentaje de participación y la naturaleza de tu trabajo.
Si tienes dudas, consulta con un asesor fiscal. Una regularización posterior es mucho más cara que configurar bien la nómina o la facturación desde el inicio.
