Para cobrar de un ayuntamiento, no basta con enviar un PDF por email. Debes generar un archivo XML firmado (Facturae) y subirlo a la plataforma FACe. Este es el único método válido legalmente para la mayoría de proveedores.
Requisitos básicos antes de empezar
Antes de tocar el software, necesitas dos cosas: un certificado digital y los códigos de identificación del ayuntamiento.
El certificado digital (o DNIe) sirve para firmar electrónicamente el archivo. Sin él, la factura no tiene validez legal.
Los códigos DIR3 son tres claves que te da el propio ayuntamiento. Indican quién contrata, quién gestiona y quién paga. Sin estos códigos, la plataforma FACe rechazará tu envío.
El formato Facturae explicado
Facturae no es un programa, es un estándar de datos. Es un archivo XML que estructura la información de la factura de forma que los sistemas públicos puedan leerla automáticamente.
- Estructura rígida: Cada dato va en su campo específico (NIF, importe, fecha).
- Firma integrada: La firma electrónica va incrustada dentro del XML.
- Validación: El archivo debe cumplir la versión vigente (actualmente 3.2) para ser aceptado.
No puedes editar este archivo a mano. Necesitas un software que genere el XML correctamente.
Paso a paso: cómo generar y enviar la factura
El proceso se divide en tres fases claras: creación, firma y presentación.
- Crea la factura en tu software: Introduce los datos del servicio, el NIF del ayuntamiento y, muy importante, los códigos DIR3.
- Genera el archivo Facturae: Usa la opción "Exportar a Facturae" o similar. El programa creará un archivo .xml.
- Firma el archivo: Si tu software no lo hace automáticamente, usa el programa gratuito "Facturae" de Hacienda para firmar el XML con tu certificado.
- Envía a FACe: Entra en la plataforma FACe (o FACeB2B), sube el archivo firmado y confirma el envío.
Datos críticos que no debes olvidar
Muchos rechazos ocurren por detalles menores. Revisa siempre esta lista antes de enviar:
| Dato | Por qué es importante |
|---|---|
| Códigos DIR3 | Identifican el órgano gestor y la oficina contable. Sin ellos, no se puede tramitar el pago. |
| Fecha de la factura | Debe ser la fecha de emisión, no la de presentación. Afecta a los plazos de pago. |
| Concepto detallado | Debe coincidir con el contrato o pliego. Vaguedades como "Servicios varios" pueden causar observaciones. |
| NIF del emisor | Debe ser el NIF de la empresa o autónomo, no el CIF de otra entidad. |
Errores frecuentes que frenan tu cobro
Evita estos tropiezos para que tu factura no vuelva a tu buzón de rechazo.
- Enviar PDF en lugar de XML: Los ayuntamientos no procesan PDFs como facturas electrónicas válidas bajo la Ley 25/2013.
- Falta de firma electrónica: Un XML sin firmar es solo un texto plano, no una factura legal.
- Códigos DIR3 incorrectos: Si pones el código de otro departamento, la factura se perderá en la gestión interna.
- Importes con decimales erróneos: El formato Facturae es estricto con los formatos numéricos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar la factura por email al ayuntamiento?
No. Para que tenga validez como factura electrónica obligatoria, debe presentarse a través de FACe o una plataforma equivalente habilitada. El email solo sirve para notificaciones, no para la factura legal.
¿Qué pasa si el ayuntamiento no me da los códigos DIR3?
Debes solicitarlos formalmente al órgano de contratación. Sin ellos, no puedes emitir una factura electrónica válida. Guarda la prueba de la solicitud por si hay retrasos.
¿El software gratuito de Hacienda es suficiente?
Sí, es válido y legal. Sin embargo, es más lento y manual. Si facturas mucho, un software de gestión te ahorrará tiempo al automatizar la generación del XML.
Conclusión
Emitir una factura electrónica ayuntamiento requiere precisión técnica. No es un trámite burocrático cualquiera, es la llave para cobrar.
Asegúrate de tener tus códigos DIR3 al día, usa siempre el formato Facturae y verifica la firma antes de subir el archivo a FACe. La transparencia y la digitalización exigen este rigor, pero también garantizan trazabilidad en tus cobros.
