La factura electrónica al Gobierno Vasco es obligatoria para la mayoría de proveedores. No se trata solo de enviar un PDF, sino de generar un archivo XML firmado y validado por la Hacienda Foral. Si no cumples con el formato y el software adecuado, tu factura no será aceptada y el cobro se paralizará.
¿Quién tiene la obligación de facturar en formato electrónico?
Si vendes bienes o servicios a la Administración Pública vasca, debes usar este sistema. No importa si tu empresa está en Bilbao, Madrid o fuera de España.
La norma aplica a:
- Sociedades Anónimas (S.A.) y de Responsabilidad Limitada (S.L.).
- Autónomos y personas físicas.
- Entidades sin personalidad jurídica.
- Sucursales de empresas extranjeras.
Existe una excepción importante: las facturas de importe inferior a 5.000 euros pueden emitirse en papel, aunque se recomienda digitalizarlas para agilizar el proceso.
Diferencias clave: TicketBAI vs. Facturación Pública
Muchos confunden estos dos conceptos. Son sistemas distintos con objetivos diferentes.
| Característica | TicketBAI | Factura Electrónica Pública |
|---|---|---|
| Destinatario | Clientes particulares y empresas privadas. | Administración Pública (Gobierno Vasco, Euskotren, etc.). |
| Objetivo | Control fiscal y lucha contra el fraude. | Transparencia y gestión de pagos públicos. |
| Formato | XML-TBAI con código QR. | Facturae (XML) firmado digitalmente. |
| Envío | Directo a Hacienda Foral. | Vía plataforma de facturación electrónica de la CAV. |
Es posible que tengas que emitir ambos tipos de factura dependiendo de tu cliente. Un mismo software debe poder manejar ambos flujos.
Requisitos técnicos imprescindibles
Antes de emitir la primera factura, asegúrate de tener estos tres elementos. Sin ellos, el sistema rechazará el envío.
1. Software Garante
Tu programa de facturación debe estar inscrito en el registro de la Hacienda Foral correspondiente (Bizkaia, Gipuzkoa o Araba).
Este software no es opcional. Debe garantizar:
- La generación del archivo XML correcto.
- La firma electrónica automática.
- El encadenamiento de facturas para evitar duplicados.
- El envío telemático a la administración.
2. Certificado Digital
Necesitas un certificado válido emitido por la FNMT, el DNI electrónico o la autoridad correspondiente de tu comunidad. Este certificado firma la factura y valida tu identidad.
3. Registro como Proveedor
Debes estar dado de alta en el registro de proveedores de la Administración Pública vasca. Para ello, necesitarás tus datos fiscales y el código DIR3 de la entidad a la que facturas.
Proceso paso a paso para emitir la factura
Una vez configurado el software, el proceso es automático. Aquí te explico qué ocurre en segundo plano:
- Creación de la factura: Introduces los datos del cliente, los conceptos, el importe y el IVA, igual que harías con un cliente privado.
- Generación del XML: El software crea el archivo en formato Facturae. Este archivo contiene toda la información estructurada.
- Firma y Validación: El sistema firma el documento con tu certificado digital y genera un identificador único.
- Envío Telemático: El archivo se envía automáticamente a la plataforma de la Administración Vasca.
- Confirmación: Recibes un acuse de recibo. Puedes descargar el PDF final para tu archivo interno.
Particularidades por Territorio Histórico
Aunque la norma es común, cada Hacienda Foral tiene matices. Es crucial conocerlos para evitar errores de envío.
- Bizkaia: La facturación electrónica se integra en el proyecto Batuz. Esto implica que también debes llevar telemáticamente los Libros Registro de Operaciones Económicas (LROE).
- Gipuzkoa y Araba: Siguen principalmente los requisitos de TicketBAI y la facturación pública estándar, con calendarios de implantación progresivos.
Si tu empresa opera en varios territorios, verifica con tu software que elige la Hacienda Foral correcta según el domicilio fiscal de tu negocio, no el del cliente.
Errores frecuentes que retrasan el cobro
La mayoría de los rechazos no se deben a la normativa, sino a detalles técnicos. Evita estos fallos:
- Datos del DIR3 incorrectos: Si el código de la entidad pública no coincide, la factura no se asocia al presupuesto.
- Firma digital caducada: Si tu certificado ha expirado, el software no puede firmar el XML. Renueva el certificado antes de facturar.
- Software no actualizado: Las normas cambian. Asegúrate de que tu proveedor de software aplica las últimas actualizaciones de la Hacienda Foral.
- Confusión de formatos: Enviar un XML de TicketBAI a la plataforma de facturación pública (o viceversa) causará un error inmediato.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar en papel si el importe es bajo?
Sí. Las facturas de menos de 5.000 euros están exentas de la obligatoriedad de facturación electrónica para la Administración Pública, aunque no para TicketBAI si eres residente fiscal en el País Vasco.
¿Qué pasa si mi software no es garante?
No podrás emitir facturas válidas para la Administración. El sistema rechazará el envío. Debes migrar a un software inscrito en el registro oficial antes de poder cobrar.
¿Quién gestiona el envío, yo o el software?
El software garante gestiona el envío automático una vez que validas la factura. Tú solo revisas los datos iniciales. No necesitas subir el archivo manualmente a una web.
Conclusión
La facturación electrónica al Gobierno Vasco es un proceso técnico pero sencillo si tienes las herramientas adecuadas. La clave está en usar un software garante, mantener tu certificado digital al día y conocer las particularidades de tu territorio histórico.
Al automatizar este proceso, no solo cumples la ley, sino que reduces los errores humanos y aceleras los plazos de pago. Revisa hoy mismo la configuración de tu software para asegurar que tus facturas se aceptan a la primera.
