Respuesta rápida: La factura electrónica obligatoria se aplicará a todas las empresas y autónomos en sus operaciones B2B. El cronómetro arranca con la publicación del reglamento: 1 año para negocios con más de 8M€ de facturación y 2 años para el resto. Quienes ya facturan a la Administración Pública lo hacen desde 2015.
¿Qué cambia realmente con la nueva norma?
No se trata solo de enviar un PDF por correo. La ley exige un formato estructurado, como XML, que garantice la autenticidad del documento. Esto impide que el archivo sea alterado después de emitirse.
El objetivo es reducir la morosidad y aumentar la transparencia. Al digitalizar el proceso, Hacienda y las empresas pueden rastrear el flujo de pagos con mayor facilidad.
Calendario de implementación: ¿cuándo toca actuar?
La fecha exacta aún depende de la publicación del reglamento de la Ley Crea y Crece. Sin embargo, los plazos máximos están fijados por ley.
| Perfil del contribuyente | Plazo para adaptarse | Condición clave |
|---|---|---|
| Grandes empresas | 12 meses | Facturación anual superior a 8.000.000 € |
| Pymes y autónomos | 24 meses | Facturación anual inferior a 8.000.000 € |
| Facturación a la Administración | Obligatorio ya | Aplicable desde enero de 2015 |
Además de emitir, deberás conservar las facturas en formato digital durante al menos 4 años. Deben estar accesibles para posibles inspecciones.
¿Quién puede quedarse fuera de la obligación?
No todos los negocios estarán sujetos a esta regla inmediata. La normativa contempla exenciones específicas para aliviar la carga administrativa de ciertos perfiles.
- Bajo volumen de negocio: Autónomos y pymes con ingresos anuales inferiores a 85.000 €.
- Régimen especial: Contribuyentes que tributan por módulos.
- Operaciones menores: Facturas simplificadas de menos de 400 €.
- Sectores concretos: Hostelería, transporte de pasajeros y peluquerías (límite de 3.000 €).
- Clientes extranjeros: Operaciones con empresas sin establecimiento permanente en España.
El papel de Verifactu y el software
Antes de hablar de la factura electrónica B2B, existe otra obligación previa: Verifactu. Este sistema de verificación entró en vigor el 29 de julio de 2025.
Las empresas (personas jurídicas) debían adaptar su software al 1 de enero de 2026. Los autónomos tienen plazo hasta el 1 de julio de 2026.
Dato clave: Usar un software homologado no significa que debas enviar cada factura a la AEAT en tiempo real, salvo que ya tengas esa obligación (como al facturar a la Administración). Se trata de garantizar que el sistema de emisión cumple los requisitos de seguridad.
Ejemplo práctico: ¿Afecta a tu negocio?
Imagina a Lucía, una diseñadora gráfica autónoma. Factura 60.000 € al año. Trabaja principalmente con agencias de marketing nacionales.
Lucía está por debajo del umbral de 85.000 €. Por tanto, no está obligada a emitir factura electrónica estructurada para sus clientes B2B habituales. Sin embargo, si alguna vez factura a un ayuntamiento, sí debe hacerlo en formato electrónico.
Ahora, supongamos que Carlos dirige una consultora tecnológica con 10 millones de euros de facturación. Para Carlos, el plazo es de 12 meses desde que se publique el reglamento. Deberá integrar su sistema contable con un formato XML válido.
Errores comunes al preparar la transición
Muchos confunden la factura electrónica con un simple escaneo. Un PDF escaneado no cumple con los requisitos de autenticidad e integridad legal.
- Confundir formatos: Creer que enviar un PDF por email es suficiente. Se necesita XML u otro formato estructurado.
- Ignorar la conservación: Guardar los archivos en una carpeta local sin garantía de no manipulación a largo plazo.
- Olvidar la integración: No conectar el sistema de facturación con la contabilidad, lo que genera duplicidad de trabajo y errores.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que enviar las facturas a Hacienda?
En general, no. La obligación es emitir y conservar. Solo se envían en tiempo real a la AEAT si ya estabas obligado (ej. facturación a la Administración Pública) o si la normativa futura lo especifica para casos concretos.
¿Qué pasa si no cumplo el plazo?
Se aplicarán las sanciones previstas en la normativa tributaria por incumplimiento de obligaciones formales. Es mejor anticiparse y adaptar el software antes de la fecha límite.
¿Afecta a mis clientes particulares?
No. La obligación se centra en las relaciones B2B (entre empresas y profesionales). Las facturas a consumidores finales (B2C) no están sujetas a esta obligación de formato estructurado, salvo excepciones específicas no detalladas aquí.
Conclusión
La factura electrónica obligatoria es un cambio estructural, no un ajuste menor. Revisa tu volumen de facturación y tus clientes habituales para saber si entras en el grupo de los obligados.
Si facturas a la Administración o superas los 8 millones de euros, empieza a preparar tu sistema ahora. Para el resto, es el momento de evaluar herramientas que te permitan escalar cuando toque.
