Respuesta rápida: Para contabilizar seguros sociales, registra el gasto total de personal (sueldos + cuota empresa) en el debe y la deuda con la Seguridad Social (cuota empresa + cuota trabajador) en el haber. Las cuentas clave son la 640, la 642 y la 476.
Entender la estructura del gasto de personal
Antes de tocar el programa de contabilidad, hay que entender qué se paga. La nómina no es solo el dinero que llega al banco del trabajador.
El coste real para la empresa es mayor. Se compone de tres partes principales:
- Salario bruto: Lo que cobra el empleado antes de impuestos y sus propias cuotas.
- Cuota empresarial: Lo que la empresa paga extra a la Seguridad Social.
- Cuota del trabajador: Lo que se descuenta de su nómina bruta.
La empresa es la responsable única de ingresar todo este dinero en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).
Las tres cuentas clave del Plan General Contable
Para registrar estas operaciones, utilizamos tres cuentas específicas. Conocerlas evita la mayoría de los errores de cierre.
| Cuenta | Nombre | ¿Qué registra? | Tipo |
|---|---|---|---|
| 640 | Sueldos y salarios | Salario bruto (incluye la cuota del trabajador). | Gasto |
| 642 | Seguridad Social a cargo de la empresa | Solo la cuota que paga la empresa. | Gasto |
| 476 | Organismos de la Seguridad Social acreedores | Total a ingresar (Cuota empresa + Cuota trabajador). | Acreedor |
Ejemplo práctico: nómina de un empleado
Imaginemos que María trabaja en una agencia digital. Su salario bruto mensual es de 2.000 €.
Los porcentajes de cotización son aproximados (varían según convenio y categoría):
- Cuota del trabajador: 6,5% (130 €).
- Cuota de la empresa: 23,6% (472 €).
Asiento contable del mes
El asiento se realiza al cierre del mes, antes de pagar la nómina.
- Debe 640 (Sueldos): 2.000 €. Aquí va el bruto.
- Debe 642 (Seg. Social Empresa): 472 €. Aquí va la parte extra de la empresa.
- Haber 476 (Seg. Social Acreedores): 602 €. (130 € de María + 472 € de la empresa).
Nota: El haber de la cuenta 476 representa la deuda total con la Seguridad Social. No se incluye el IRPF (que iría en la cuenta 475) ni el neto a pagar al trabajador (cuenta 473).
Cómo registrar el pago real
El asiento anterior solo registra la deuda. Cuando haces la transferencia bancaria, debes liquidar esa deuda.
Supongamos que además de la Seguridad Social, hay que pagar el IRPF retenido (150 €) y el neto a María (1.720 €).
Asiento de pago:
- Debe 476 (Seg. Social Acreedores): 602 €.
- Debe 475 (Hacienda Pública Acreedores): 150 €.
- Debe 473 (Personal Acreedores): 1.720 €.
- Haber 572 (Bancos): 2.472 € (Total transferido).
Contabilización para autónomos
Si eres autónomo, el proceso es más simple porque no hay "cuota obrera" separada. Tu cuota mensual es un gasto tuyo.
Se registra directamente en la cuenta 642.
Ejemplo: Tu cuota de autónomos es de 300 €.
- Debe 642: 300 €.
- Haber 572 (Bancos): 300 €.
Este gasto es deducible en tu declaración de la renta (IRPF) como gasto de actividad.
Casos especiales: ERTE y bonificaciones
Si tu empresa ha tenido empleados en ERTE (Expediente de Regulación Temporal de Empleo), la contabilidad cambia.
La parte de la cuota empresarial que estaba exenta o bonificada no es un gasto tuyo. Es una subvención.
Registro de la bonificación:
- Debe 471 (Seg. Social Deudores): Importe de la bonificación.
- Haber 740 (Subvenciones): Importe de la bonificación.
Al hacer el pago, restas esa cantidad de la cuenta 476 y compensas con la 471.
Errores frecuentes que debes evitar
Estos son los fallos más comunes al cerrar el mes:
- Confundir bruto y neto: La cuenta 640 siempre lleva el bruto, no el neto que cobra el trabajador.
- Omitir la cuota del trabajador: Aunque se descuenta de la nómina, la empresa debe ingresarla. Por eso la cuenta 476 es mayor que la 642.
- Registrar la cuota de autónomos en 640: Debe ir en 642, ya que es un gasto de Seguridad Social, no un sueldo.
- No cuadrar el asiento: La suma de los debe (640 + 642) debe ser igual a la suma de los haber (476 + 473 + 475, si se registra todo en un solo asiento compuesto).
Preguntas frecuentes
¿Quién paga la Seguridad Social?
Legalmente, la empresa. Aunque el trabajador aporta parte, es la empresa quien debe ingresar el total en la TGSS.
¿Dónde va la cuota del trabajador?
Dentro del salario bruto (cuenta 640). No se registra por separado como gasto, pero sí forma parte de la deuda total (cuenta 476).
¿Qué pasa si no pago a tiempo?
La Seguridad Social aplica recargos e intereses de demora. Además, puede generar sanciones por incumplimiento de obligaciones.
¿Puedo deducir la cuota de autónomos?
Sí, es un gasto deducible en el IRPF, siempre que esté correctamente contabilizado y justificado.
Conclusión
Contabilizar seguros sociales no es complicado si sigues la lógica: separa el gasto de la deuda.
La cuenta 640 y 642 son tus gastos. La cuenta 476 es lo que debes a la Seguridad Social.
Mantén tus asientos ordenados mes a mes para evitar sorpresas al cierre anual y en las revisiones de Hacienda.
