Respuesta rápida: Para facturar como autónomo necesitas incluir tus datos fiscales, los del cliente, la descripción del servicio, la fecha, el importe base, el IVA y la retención de IRPF (si aplica). Debes usar un sistema de numeración correlativa y conservar las facturas al menos 4 años.
Lo básico que no puede faltar en tu factura
Una factura no es solo un papel para cobrar. Es un documento legal que protege tanto a ti como a tu cliente ante Hacienda.
Si te falta un dato obligatorio, la factura puede considerarse irregular. Esto puede complicar la deducción de gastos de tu cliente o generar recargos para ti.
Datos identificativos
- Tus datos: Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal. Deben coincidir exactamente con lo que tienes en la AEAT.
- Datos del cliente: Nombre, NIF/CIF y dirección. Si el cliente es empresa, su NIF es vital para que pueda deducirte.
- Fecha: Distingue entre la fecha de emisión (cuando creas el documento) y la fecha de la operación (cuando realizaste el trabajo). Pueden ser distintas.
- Concepto: Describe el servicio con detalle. Evita términos vagos como "servicios varios".
- Importes: Base imponible, cuota de IVA, retención de IRPF y total a pagar.
- Condiciones de pago: Indica si es al contado, a 30 días, etc.
Calculando impuestos: IVA e IRPF
Este es el punto donde más dudas surgen. No es lo mismo el impuesto que pagas tú que el que retienes de tu cliente.
El IVA: ¿Qué tipo aplico?
El tipo de IVA depende de tu actividad, no de la de tu cliente. Revisa tu epígrafe del IAE para estar seguro.
| Tipo de IVA | Porcentaje | Ejemplos de actividades |
|---|---|---|
| General | 21% | Consultoría, diseño web, marketing, servicios técnicos. |
| Reducido | 10% | Hostelería, transporte de viajeros, venta de alimentos. |
| Superreducido | 4% | Alimentación básica, medicamentos, libros. |
El IRPF: La retención a cuenta
El IRPF en la factura es dinero que tu cliente te "quita" para pagarlo a Hacienda en tu nombre. Es una cuenta a tu favor, no un gasto.
- Autónomos nuevos: 7% los tres primeros trimestres. Luego baja al 2% hasta fin de año.
- Autónomos consolidados: 15% a partir del segundo año (en la mayoría de casos).
- Exentos: No aplicas retención si facturas a particulares (sin actividad económica) o a empresas en régimen de módulos.
Ejemplo práctico de cálculo
Imagina que eres un diseñador gráfico (IVA general 21%, IRPF 15%). Un cliente te contrata por 1.000 € de trabajo.
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): 210 €
- IRPF (15%): 150 €
- Total a pagar por el cliente: 1.000 + 210 – 150 = 1.060 €
Tú recibirás 1.060 €. De eso, 210 € son para Hacienda por el IVA y 150 € ya están descontados por el IRPF. Tu ingreso real neto en ese momento es de 1.060 €, pero recuerda que debes declarar todo en tu campaña de la Renta.
Cómo emitir la factura paso a paso
No necesitas ser contable para hacerlo bien. Sigue este flujo de trabajo:
- Prepara tus datos: Ten a mano tu NIF, domicilio fiscal y cuenta bancaria.
- Recibe los datos del cliente: Pide siempre su NIF/CIF antes de empezar. No emitas sin esto.
- Describe el servicio: Sé específico. "Diseño de logotipo y manual de marca" es mejor que "Diseño gráfico".
- Aplica los impuestos: Usa una calculadora o software para no equivocarte con el porcentaje.
- Numera la factura: Debe ser correlativa (001, 002, 003…). No saltes números.
- Envía y archiva: Envía el PDF por email y guarda una copia. Conserva las facturas 4 años.
Errores frecuentes que debes evitar
Estos son los fallos más comunes que vemos en autónomos que empiezan:
- Olvidar el NIF del cliente: Si no lo pones, el cliente no puede deducirte y te pedirá que la reemitas.
- Confundir fechas: No pongas la fecha de pago como fecha de operación si el trabajo se hizo antes.
- Aplicar IRPF a particulares: Si facturas a un particular que no es empresa, no le retienes IRPF. Solo le cobras base + IVA.
- No numerar correlativamente: Si pierdes una factura, no puedes "borrar" el número. Debes emitir una factura rectificativa.
- Descripciones vagas: "Servicios de gestión" puede ser motivo de duda en una inspección. Sé claro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar con Word o Excel?
Sí, es legal. Pero es propenso a errores humanos en los cálculos y la numeración. Si facturas poco (2-3 al año), puede servir. Si facturas más, usa un software especializado.
¿Qué hago si me equivoco en una factura?
Debes emitir una factura rectificativa. No borres la original. La nueva factura debe referirse a la anterior y corregir los errores. Conserva ambas.
¿Tengo que facturar si el cliente me paga por transferencia?
Sí. La forma de pago no cambia la obligación de facturar. La factura es el justificante legal de la operación, independientemente de cómo se pague.
¿Puedo facturar en otra moneda?
Sí, pero debes indicar el tipo de cambio aplicado. El importe final debe ser claro para que el cliente sepa cuánto debe pagar en su moneda.
Conclusión
Facturar como autónomo es una tarea administrativa clave. No es un trámite burocrático aburrido, es la base de tu negocio.
Si dominas los datos obligatorios, los impuestos y la numeración, tendrás la tranquilidad de que tu contabilidad está en orden. Empieza con una plantilla clara y, si creces, automatiza el proceso para ahorrar tiempo.
