Respuesta rápida: No tienes que eliminar físicamente tu antiguo programa de facturación. Sin embargo, debes asegurarte de que no pueda emitir nuevas facturas. Si el software sigue operativo y capaz de generar documentos, su mera tenencia puede considerarse una infracción grave con multa de 50.000 euros por ejercicio.
El riesgo de tener el software "dormido"
Muchos autónomos y empresas creen que basta con no usar el programa viejo. Es un error común. La norma se centra en la capacidad técnica, no en el uso real.
Si el 1 de enero de 2027 (o julio para autónomos) tienes instalado un software que puede generar facturas sin la certificación Verifactu, Hacienda lo considera un sistema informático de facturación (SIF) activo.
Da igual que el ordenador esté apagado o sin internet. La infracción existe por la posibilidad de uso.
Tres formas seguras de guardar tu histórico
La Agencia Tributaria ofrece tres vías para conservar tus facturas antiguas sin incurrir en sanciones. Elige la que mejor se adapte a tus recursos técnicos.
| Opción | Qué implica | Nivel de seguridad |
|---|---|---|
| Desinstalar | Eliminar el software del equipo tras exportar los datos. | Alto (elimina el riesgo por completo) |
| Inhabilitar emisión | Modificar el programa para que solo permita consulta. | Medio (requiere documentación técnica) |
| Exportar y borrar | Guardar facturas en PDF/CSV y eliminar el programa. | Muy alto (recomendado por la AEAT) |
La opción más robusta es combinar la exportación de datos con la desinstalación. Así eliminas cualquier duda sobre la "tenencia" del sistema.
¿Y si mi proveedor no actualiza el software?
Antes de cambiar de herramienta, contacta con el fabricante. Es probable que exista una versión compatible con el nuevo reglamento (RRSIF).
Actualizar suele ser la vía menos disruptiva, ya que mantienes tu histórico en el mismo entorno.
Si no hay actualización disponible, tus alternativas son:
- Migrar a un software certificado.
- Usar la aplicación gratuita de la AEAT (si está disponible para tu caso).
- Desarrollar una solución propia (solo para empresas con equipo técnico).
Errores frecuentes al gestionar el cambio
Evita estas confusiones para no recibir una sanción innecesaria:
- Dejar el programa en un cajón: Un portátil guardado con el software instalado sigue siendo un SIF activo.
- Usar Excel con macros: Si tu hoja de cálculo tiene fórmulas que generan facturas, se considera un sistema de facturación. Si solo almacena datos estáticos, no lo es.
- Confundir formato con sistema: Un archivo PDF o CSV no es un SIF. Puedes conservarlos indefinidamente sin riesgo de multa por tenencia de software.
Preguntas frecuentes
¿Tengo un plazo para desinstalar?
No hay un plazo de gracia posterior. Desde la fecha de entrada en vigor, cualquier tenencia operativa es infracción. Lo prudente es tenerlo resuelto antes.
¿La multa aplica si no he emitido ninguna factura nueva?
Sí. La sanción se basa en la tenencia del sistema capaz de facturar, no en el volumen de operaciones realizadas.
¿Puedo conservar solo copias en PDF?
Sí. Los archivos estáticos no están sujetos al reglamento de sistemas informáticos. Recuerda, eso sí, guardarlos durante el plazo de prescripción tributaria.
Conclusión
Conservar tu histórico es tu derecho, pero mantener el software operativo es un riesgo legal. Exporta tus datos, desinstala o inhabilita la emisión y documenta el proceso. Así cumples con Verifactu sin perder tu información histórica.
