Respuesta rápida: Verifactu es el sistema de la AEAT que obliga a las sociedades a usar software de facturación que garantice la inalterabilidad de las facturas. Será obligatorio para empresas por Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2027. El objetivo es evitar la manipulación de datos fiscales en tiempo real.
¿Qué cambia para tu empresa con la nueva normativa?
La ley antifraude introduce un control estricto sobre cómo se emiten las facturas. No se trata solo de enviar un PDF, sino de registrar cada transacción de forma segura.
Para las sociedades, el cambio es radical. El software que utilices debe comunicarse directamente con la Administración. Esto elimina la posibilidad de modificar una factura después de emitirla.
- Inalterabilidad: Una vez creada, la factura queda bloqueada. No puedes cambiar importes ni conceptos.
- Trazabilidad: Cada documento tiene una huella digital única que permite verificar su autenticidad.
- Comunicación directa: El programa envía los datos a la AEAT automáticamente o los archiva para una inspección futura.
Calendario de aplicación y excepciones
No todas las empresas deben cumplir a la vez. La fecha límite depende del régimen fiscal y la ubicación geográfica.
| Perfil de la empresa | Fecha límite de cumplimiento |
|---|---|
| Sociedades por Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos y resto de contribuyentes | 1 de julio de 2027 |
| Empresas en País Vasco (TicketBAI) | Ya están sujetas a sistema similar |
Excepciones importantes: No aplica a quienes ya usan el Suministro Inmediato de Información (SII) o a sectores como agricultura y ganadería en regímenes especiales.
Sanciones por no cumplir: el riesgo real
Ignorar esta obligación tiene un coste económico muy alto. La Ley General Tributaria establece multas severas para quienes no adapten su software.
- Para la empresa: Multa de 50.000 € por cada ejercicio fiscal si se usa software no conforme.
- Para el fabricante: Hasta 150.000 € por ejercicio y por tipo de sistema si distribuye programas no homologados.
El administrador de la sociedad es el responsable legal. Debe garantizar que el sistema de facturación cumple con los estándares técnicos exigidos por la AEAT.
Requisitos técnicos del software
No cualquier programa sirve. Debe estar homologado y cumplir con tres pilares de seguridad.
- Cifrado de datos: Las comunicaciones deben ser seguras (HTTPS/SSL) para proteger la información financiera.
- Gestión de certificados: El software debe manejar el certificado digital de la empresa de forma segura, idealmente en un módulo de hardware (HSM).
- Actualizaciones automáticas: La normativa puede cambiar. El proveedor debe actualizar el sistema sin que tú tengas que intervenir manualmente.
Paso a paso: cómo prepararse
La transición no debe interrumpir tu actividad diaria. Sigue estos pasos para asegurar el cumplimiento sin frenar el negocio.
- Audita tu software actual: Verifica si tu herramienta de facturación actual es compatible con Verifactu. Si no lo es, necesitas migrar.
- Configura el certificado digital: Asegúrate de que el certificado de la sociedad está correctamente vinculado en la nueva plataforma.
- Realiza pruebas piloto: Emite facturas de prueba antes de la fecha límite. Comprueba que el acuse de recibo de la AEAT llega correctamente.
- Forma a tu equipo: Explica a contabilidad y administración cómo funcionan los nuevos estados de las facturas (aceptada, rechazada, en proceso).
Errores comunes a evitar
Muchas empresas confunden Verifactu con la factura electrónica obligatoria para clientes. Son cosas distintas.
- Confundir envío a cliente con envío a AEAT: Verifactu es un registro fiscal. Puedes seguir enviando PDFs a tus clientes por email.
- Olvidar el archivo de acuses: Debes guardar los recibos de la AEAT. Son tu prueba de cumplimiento ante una inspección.
- Usar software "de doble uso": Programas que permiten facturar sin enviar los datos a Hacienda. Esto constituye una infracción grave.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que facturar en XML a mis clientes?
No necesariamente. Verifactu obliga a reportar los datos a la AEAT. El formato de entrega al cliente (PDF, papel, XML) sigue siendo libre, salvo excepciones específicas de sectores.
¿Qué pasa si mi software no es compatible?
Debes cambiar de proveedor antes de la fecha límite. Usar un sistema no homologado a partir de entonces te expone a multas de 50.000 € anuales.
¿Afecta a las facturas de proveedores?
No. La obligación de reportar recae sobre quien emite la factura. Tú, como receptor, solo debes registrar la factura en tu contabilidad. El proveedor es quien debe cumplir con Verifactu.
Conclusión
Verifactu llega para endurecer el control fiscal en España. Para las sociedades, el plazo vence a inicios de 2027. La clave está en elegir un software homologado que automatice el envío de datos y garantice la seguridad de la información. Anticiparse evita multas y asegura la continuidad operativa de tu empresa.
