Respuesta rápida: Contratar a un empleado a jornada completa en 2026 cuesta entre un 30% y un 37% más que su salario bruto. Si pagas 1.500 € brutos, la empresa desembolsa aproximadamente 2.000 € o más en cuotas sociales, sin contar gastos de oficina o prevención.
La diferencia entre salario y coste total
Muchos dueños de pymes confunden el sueldo pactado con el gasto real. No son lo mismo. El salario es lo que se paga al trabajador. El coste total es lo que sale de tu cuenta bancaria para mantener ese puesto cubierto.
Esta diferencia se debe a las cotizaciones obligatorias. El Estado exige que la empresa aporte una parte extra a la Seguridad Social. Esta aportación no se descuenta del sueldo del empleado, sino que es un gasto adicional para la empresa.
Desglose de las cargas sociales en 2026
Para saber cuánto pagas de más, necesitas conocer los porcentajes vigentes. Estos varían según el tipo de contrato (indefinido o temporal) y el sector de tu negocio.
A continuación, verás los principales conceptos que componen la cuota empresarial:
| Concepto de cotización | Qué cubre | % Empresa (Indefinido) | % Empresa (Temporal) |
|---|---|---|---|
| Contingencias comunes | Bajas médicas, jubilación, maternidad | 23,60% | 23,60% |
| Desempleo | Prestaciones por paro | 5,50% | 6,70% |
| Accidentes de trabajo | Infortunios laborales | 1,50% – 6,70% | 1,50% – 6,70% |
| Formación profesional | Crédito de formación | 0,60% | 0,60% |
| FOGASA | Garantía salarial | 0,20% | 0,20% |
| MEI | Equidad intergeneracional | 0,90% | 0,90% |
El porcentaje de accidentes de trabajo depende del código CNAE de tu empresa. Una oficina de administración pagará el mínimo (1,50%), mientras que una constructora pagará el máximo (6,70%).
Cómo calcular la base de cotización
Antes de aplicar los porcentajes, debes fijar la base. No es simplemente el sueldo mensual. Debes incluir las pagas extra prorrateadas.
La fórmula es sencilla:
- Suma el salario mensual bruto.
- Añade la parte proporcional de las pagas extra (sueldo anual / 12).
Ejemplo práctico:
Tienes un empleado con un contrato de 18.000 € brutos al año. Esto equivale a 1.500 € al mes si no hay pagas extra, o a 1.250 € + 2 pagas de 1.250 € si las hay.
Si optas por prorratear las pagas en la nómina mensual, la base de cotización es 1.500 €. Si no las prorrateas, la base en los meses sin paga extra será menor, pero en los meses de paga extra será mucho mayor. Para planificar el presupuesto anual, usa la media anual.
Ejemplo numérico completo
Supongamos que contratas a un administrativo indefinido en una empresa de servicios (CNAE bajo riesgo, 1,50% en accidentes).
Datos:
- Salario bruto mensual: 1.500 €
- Base de cotización: 1.500 €
Calculamos la cuota empresarial:
- Contingencias comunes: 1.500 x 23,60% = 354 €
- Desempleo: 1.500 x 5,50% = 82,50 €
- Accidentes: 1.500 x 1,50% = 22,50 €
- Formación: 1.500 x 0,60% = 9 €
- FOGASA: 1.500 x 0,20% = 3 €
- MEI: 1.500 x 0,90% = 13,50 €
Total cuota empresarial: 484,50 € al mes.
Coste total mensual para la empresa: 1.500 € (salario) + 484,50 € (cuotas) = 1.984,50 €.
Gastos ocultos que no aparecen en la nómina
El cálculo anterior no incluye otros costes fijos. Debes presupuestar también:
- Prevención de riesgos laborales: Obligatorio. Puedes contratar un servicio externo o designar a un interno. En pymes pequeñas, suele ser un servicio externo.
- Medios materiales: Ordenador, silla, software, uniformes o herramientas específicas del puesto.
- Gestión administrativa: Si no tienes un departamento de RRHH, pagarás a un gestor laboral o asesoría externa para emitir nóminas y seguros sociales.
Errores frecuentes al presupuestar personal
Evita estos fallos comunes que desequilibran tu tesorería:
- Olvidar las pagas extra: Si no las prorrateas, tendrás picos de gasto en junio y diciembre.
- Confundir contrato temporal con indefinido: El temporal cuesta más en cuotas de desempleo. No siempre es más barato a largo plazo.
- Ignorar el sector CNAE: Un error en el código de actividad puede hacer que pagues de más o de menos en accidentes de trabajo.
- No contar con bonificaciones: Si contratas a jóvenes, parados de larga duración o personas con discapacidad, puedes reducir la cuota empresarial significativamente.
Preguntas frecuentes
¿El trabajador paga también cuotas?
Sí. El empleado aporta un porcentaje (aproximadamente el 6,5% – 7% total) que se descuenta de su nómina bruta. La empresa es quien ingresa ambas partes (la suya y la del trabajador) en la Seguridad Social.
¿Puedo negociar las cotizaciones?
No. Son fijas por ley. Lo único que puedes ajustar es el salario base o buscar bonificaciones específicas para ciertos colectivos.
¿Qué pasa si no pago las cuotas?
La Seguridad Social puede embargar tu cuenta bancaria, multarte y, en casos graves, iniciar procedimientos penales. Es una prioridad fiscal ineludible.
Conclusión
El coste real de un trabajador es superior a su sueldo bruto. En 2026, prepárate para un incremento del 30% al 37% sobre la base salarial. Suma a esto los gastos de prevención y administración para tener una visión clara de tu estructura de costes.
Una planificación financiera precisa evita sorpresas. Revisa siempre el CNAE de tu empresa y las bonificaciones disponibles antes de firmar un nuevo contrato.
