Respuesta rápida: Verifactu afecta a las facturas completas, simplificadas (tickets), rectificativas y recapitulativas. No afecta a las proforma, los duplicados ni a los autónomos en estimación directa simplificada que facturan a mano. El objetivo es añadir un código QR y un registro inalterable a cada documento fiscal válido.
El alcance real del nuevo sistema de validación
Verifactu no inventa nuevos tipos de documentos. Los formatos que ya usas siguen siendo los mismos legalmente. Lo que cambia es el proceso técnico detrás de cada emisión.
Antes, enviar la factura al cliente cerraba el ciclo. Ahora, tu software debe generar un registro único y, en muchos casos, enviarlo a la Agencia Tributaria (AEAT). Es una capa extra de trazabilidad, no un cambio en la definición de la factura.
Tabla de impacto por tipo de documento
Para evitar confusiones, esta tabla resume qué documentos requieren el nuevo registro y cuáles no:
| Tipo de documento | ¿Genera registro Verifactu? | ¿Incluye QR? | Notas clave |
|---|---|---|---|
| Factura Completa | Sí | Sí | Uso estándar B2B y B2C. |
| Factura Simplificada (Ticket) | Sí | Sí | El TPV debe ser compatible. |
| Factura Rectificativa | Sí | Sí | Debe vincularse a la original. |
| Factura Recapitulativa | Sí | Sí | Agrupa varias operaciones mensuales. |
| Factura Proforma | No | No | No tiene valor fiscal. |
| Duplicado o Copia | No | Sí (el original) | Repite los datos de la factura inicial. |
Cómo funciona en la factura ordinaria y el ticket
La factura completa es la base de la mayoría de operaciones comerciales. Con Verifactu, tu software genera automáticamente un registro encadenado. Esto significa que el número de la nueva factura depende del de la anterior, creando una cadena inalterable.
Ejemplo práctico: Una ferretería vende herramientas por 250 € a una constructora. El sistema emite la factura, genera el QR y registra la operación. Si el cliente pierde el papel, el QR permite verificar la autenticidad ante Hacienda.
El mismo principio aplica a las facturas simplificadas. Si usas un TPV en tu tienda o restaurante, el dispositivo debe estar conectado al sistema. El ticket impreso incluirá el código QR. El cliente final no ve el registro, pero la trazabilidad existe.
Correcciones y agrupaciones: rectificaciones y recapitulativas
¿Cometiste un error o hubo una devolución? Nunca modifiques la factura original. Debes emitir una factura rectificativa. Este documento nuevo genera su propio registro y QR, pero debe mencionar explícitamente la factura que corrige.
Ejemplo: Una empresa de software emite una factura de 1.000 €. Meses después, aplica un descuento de 100 €. Emite una rectificativa de -100 €. Esta nueva factura tiene su propio QR y registro, vinculado al original.
Las facturas recapitulativas agrupan varias entregas de un mes. Son comunes en logística o suministros recurrentes. Aunque las entregas individuales solo tuvieran albaranes, la factura mensual final debe cumplir todos los requisitos de Verifactu, incluyendo el QR y el registro único.
Documentos exentos y situaciones especiales
No todo lo que parece una factura lo es fiscalmente. Identificar estas excepciones evita sobrecargar tu sistema de información innecesaria.
- Facturas Proforma: Son presupuestos detallados. No justifican una operación real, por lo que no generan registro ni QR.
- Duplicados: Si un cliente pide una copia por extravío, no emites una nueva factura. Solo reimprimes la original con su QR existente. No se crea un nuevo registro.
- Autónomos en Estimación Directa Simplificada: Si facturas a mano, estás exento de Verifactu. Sin embargo, este método es arriesgado ante crecimientos o cambios de régimen.
- Sujetos al SII: Si ya envías facturas al Suministro Inmediato de Información (SII), cumples una norma más estricta. No necesitas hacer gestiones adicionales para Verifactu.
Pasos para adaptar tu facturación
La adaptación no es compleja si sigues este orden lógico:
- Revisa tu software: Asegúrate de que tu herramienta de facturación o TPV está actualizada y compatible con Verifactu.
- Configura el envío: Decide si quieres el envío automático a la AEAT o solo la generación del registro local.
- Prueba con casos reales: Emite una factura de prueba, una rectificativa y un ticket para verificar que el QR se genera correctamente.
- Forma a tu equipo: Explica que los duplicados no generan registros nuevos y que las proformas no necesitan QR.
Errores comunes a evitar
Muchos autónomos y pymes cometen fallos por desconocimiento técnico. Evita estos tres problemas frecuentes:
- Generar QR en proformas: No es necesario y puede causar confusión al cliente, que podría pensar que ya debe pagar.
- Modificar facturas emitidas: Es ilegal. Siempre usa una rectificativa. El registro original debe quedar intacto.
- Ignorar la cadena de registros: Si tu software no encadena los registros (la factura N depende de la N-1), el sistema no es válido según la normativa.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu cambia el importe de la factura?
No. Los importes, bases imponibles e impuestos se calculan igual que antes. Verifactu solo añade la capa de validación y trazabilidad.
¿El cliente puede escanear el QR?
Sí. El QR contiene los datos esenciales de la factura y permite verificar que el documento es auténtico y no ha sido alterado.
¿Qué pasa si mi TPV no es compatible?
No podrás emitir facturas simplificadas válidas. Deberás actualizar el firmware o cambiar de terminal para cumplir con la ley.
Conclusión
Verifactu transforma la forma en que gestionas tus documentos fiscales, pero no cambia su esencia. Las facturas completas, simplificadas, rectificativas y recapitulativas son las protagonistas de este cambio.
Identifica bien qué documentos necesitas validar y asegúrate de que tu tecnología está preparada. La clave está en la automatización: deja que el software gestione los registros y QR, y centra tu energía en tu negocio.
