Respuesta rápida: Contabilizar existencias significa registrar el valor de los bienes que tienes en almacén (mercaderías, materias primas) para reflejar tu patrimonio real. No es solo contar cajas; es asignarles un precio según la normativa (PGC) para saber cuánto has ganado realmente.
Si vendes productos, tu stock es dinero parado. Si no lo controlas, no sabes si ganas o pierdes.
Esta guía te explica cómo tratar ese dinero en tu contabilidad sin complicaciones.
Qué son las existencias y por qué importan
Las existencias son activos corrientes. Son bienes que compraste para venderlos o para usarlos en tu producción.
En tu balance, aparecen como un activo. En la cuenta de resultados, afectan a tu beneficio a través de la variación de stock.
- Mercaderías: Compras para vender sin tocar (ej. una tienda de ropa).
- Materias primas: Insumos para fabricar algo nuevo (ej. harina para una panadería).
- Aprovisionamientos: Consumibles auxiliares (ej. cajas de cartón, pegamento).
Si valoras mal estas cuentas, tu beneficio neto será falso. Y eso tiene consecuencias fiscales.
Cuentas contables básicas del Grupo 3
El Plan General de Contabilidad (PGC) agrupa estas cuentas en el Grupo 3. Cada una tiene un uso específico.
| Cuenta | Nombre | ¿Qué registra? |
|---|---|---|
| 30 | Mercaderías | Bienes comprados para reventa directa. |
| 31 | Materias primas | Insumos que se transforman en producto final. |
| 32 | Otros aprovisionamientos | Repuestos, envases, combustible, etc. |
El valor que entra en estas cuentas incluye el precio de compra, más transporte, seguros y aranceles. Menos descuentos comerciales.
Métodos de valoración: ¿FIFO o Precio Medio?
¿A qué precio valoras las unidades que quedan en almacén? Tienes dos opciones principales permitidas por la ley.
1. FIFO (First In, First Out)
Lo primero que entra, lo primero que sale. Asumes que vendes las unidades más antiguas.
Ideal para: Productos perecederos o con fecha de caducidad.
Impacto: En épocas de subida de precios, el stock final queda valorado más alto. Esto suele aumentar el beneficio imponible.
2. Precio Medio Ponderado (PMP)
Calculas un coste promedio. Sumas el valor de todo lo que entró y divides entre las unidades totales.
Fórmula simple:
(Valor inicial + Compras del periodo) / (Unidades iniciales + Unidades compradas)
Ideal para: Productos homogéneos donde el precio fluctúa mucho. Suaviza los picos de precio.
Asientos contables: durante el año y al cierre
En España, usamos el método especulativo. No registramos el stock diario en la cuenta 30. Registramos la actividad.
Durante el ejercicio:
- Compras: Se anotan en la cuenta 600 (Gastos).
- Ventas: Se anotan en la cuenta 700 (Ingresos).
Al cierre (31 de diciembre):
Haces el inventario físico. Comparas lo que había al principio, lo que compraste y lo que vendiste. La diferencia es tu stock final.
Regulas las cuentas para que el balance muestre el valor real de lo que tienes en la estantería.
Ejemplo práctico numérico
Imagina que tienes una tienda de velas artesanales.
Datos:
- Stock inicial: 100 velas a 5€ cada una (Total 500€).
- Compras en el año: 200 velas a 6€ cada una (Total 1.200€).
- Ventas en el año: 250 velas.
Paso 1: Calcular el PMP
Valor total disponible = 500€ + 1.200€ = 1.700€
Unidades totales = 100 + 200 = 300 velas
PMP = 1.700€ / 300 = 5,67€ por vela.
Paso 2: Calcular el stock final
Unidades vendidas: 250
Unidades restantes: 300 – 250 = 50 velas.
Valor del stock final = 50 velas * 5,67€ = 283,50€.
Este valor (283,50€) es lo que aparecerá en tu balance en la cuenta 30 al cierre.
Errores comunes que debes evitar
- Olvidar gastos de transporte: El coste de adquisición incluye fletes y seguros. No solo el precio de la factura.
- No hacer el inventario físico: La contabilidad debe cuadrar con la realidad del almacén. Si no cuentas las cajas, tu cierre es ficticio.
- Mezclar cuentas: No pongas materia prima (31) en mercaderías (30). Distorsiona tu análisis de costes.
- Ignorar el deterioro: Si un producto queda obsoleto o dañado, debes bajar su valor en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo hacer el inventario?
Legalmente, una vez al año para el cierre. Pero operativamente, te conviene hacerlo trimestral o mensualmente para detectar mermas o robos a tiempo.
¿Puedo cambiar de método de valoración?
Sí, pero debes ser coherente. Si cambias de FIFO a PMP, debes justificarlo y aplicar el cambio de forma uniforme. No puedes cambiar cada año para optimizar impuestos.
¿Cómo afecta el IVA a la contabilización?
El IVA soportado en las compras no forma parte del valor de la existencia. Se registra aparte en la cuenta 472 (Hacienda Pública, IVA soportado).
Conclusión
Contabilizar existencias no es un trámite burocrático. Es la forma de saber cuánto vale tu negocio hoy.
Elige un método (FIFO o PMP), registra bien tus compras y ventas durante el año, y ajusta el stock al cierre. Con esto, tus estados financieros reflejarán la verdad de tu operación.
