Respuesta rápida: Para contabilizar suplidos, debes registrarlos en cuentas de terceros (subgrupo 55) y no en gastos o ingresos (grupos 6 o 7). Al facturar, se suman al total pero no tributan por IVA ni IRPF, ya que actúas solo como intermediario.
¿Qué es exactamente un suplido en tu negocio?
Un suplido es dinero que adelantas por cuenta de un cliente. Tú pagas, pero el gasto es de él. Después, le cobras esa cantidad exacta, sin añadir beneficio.
No es un ingreso tuyo ni un gasto operativo. Es una mera gestión administrativa. Si no cumples tres requisitos, no es un suplido:
- Mandato expreso: El cliente te ordena realizar ese pago concreto.
- Facturación aparte: Se lista en la factura, pero separado de tus honorarios.
- Justificación documental: Tienes la factura original a nombre del cliente (o de la empresa si actúas como mero pasacuentas, aunque lo habitual es que el proveedor facture al cliente o a ti para luego repercutirlo).
Diferencia clave: Suplidos vs. Gastos reembolsables
Muchos confunden ambos conceptos. La diferencia radica en quién asume el riesgo y cómo se pacta.
| Característica | Suplido | Gasto Reembolsable |
|---|---|---|
| Origen | Mandato específico del cliente. | Gasto necesario para prestar el servicio. |
| IVA | No tributa (no entra en base imponible). | Sí tributa (forma parte de la base imponible). |
| Contabilidad | Cuentas de terceros (55). | Gasto (6) e Ingreso (7). |
| Ejemplo | Alquilar una sala porque el cliente lo pide. | Gasolina para ir a un juicio pactado. |
Cómo afecta a tu factura y al IVA
Al emitir la factura, el suplido se suma al total, pero no toca la base imponible. Esto es crucial para no pagar impuestos sobre dinero que no es tuyo.
Ejemplo práctico:
Imagina que eres un organizador de eventos. Tu honorario por planificar una boda es de 500 €. El novio te pide que compres 100 rosas rojas (coste: 80 €). Tú las compras y se las cobras.
- Base imponible (tus honorarios): 500 €
- IVA (21% sobre 500 €): 105 €
- Suplido (rosas): 80 €
- Total factura: 685 €
Si trataras las rosas como gasto reembolsable, el IVA sería sobre 580 €. Pero como es un suplido, el IVA solo recae sobre tus 500 € de trabajo.
Asientos contables paso a paso
Según el Plan General Contable, usamos cuentas del subgrupo 55 (Terceros). No toques las cuentas de resultados (6 o 7).
Recomendamos crear una cuenta auxiliar: 553.001 Suplidos por cuenta de clientes.
1. Cuando pagas el gasto por el cliente
Salida de dinero y reconocimiento de la deuda del cliente.
- Debe: 553.001 Suplidos por cuenta de clientes (80 €)
- Haber: 572 Banco (80 €)
2. Cuando facturas al cliente
Reconoces tu ingreso por honorarios y cobras el suplido pendiente.
- Debe: 430.001 Clientes (685 €)
- Haber: 706 Ventas de servicios (500 €)
- Haber: 477 IVA repercutido (105 €)
- Haber: 553.001 Suplidos por cuenta de clientes (80 €)
3. Cuando el cliente paga
Entrada de dinero y cierre de la cuenta de clientes.
- Debe: 572 Banco (685 €)
- Haber: 430.001 Clientes (685 €)
Declaración fiscal: ¿Qué modelos presentas?
Como no es un ingreso ni un gasto tuyo, tu contabilidad fiscal se simplifica.
- Modelo 303 (IVA): No incluyas el importe del suplido en la base imponible ni en el IVA repercutido.
- IRPF / Sociedades: No lo declares como ingreso. Solo declaras tus honorarios reales.
- Modelo 347: ¡Ojo! Si la suma de suplidos a un mismo cliente supera los 3.005,06 € anuales, debes declararlo en este modelo de operaciones con terceros.
Errores comunes que debes evitar
Evita estas trampas que generan sanciones o pérdidas de liquidez.
- Mezclar conceptos: Incluir el suplido en la base imponible del IVA. Esto te hace pagar más impuestos de los debidos.
- Faltar documentación: No conservar la factura original del proveedor. Si Hacienda inspecciona, no podrás probar que era un mandato del cliente.
- Confundir con gastos propios: Si tú decides comprar algo "por si acaso" y luego lo cobras, es un gasto reembolsable o un ingreso, no un suplido.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar un margen por gestionar el suplido?
No. El suplido se cobra al 100% de su coste. Si quieres cobrar por la gestión, debes añadir una partida de "honorarios" o "comisión" separada, que sí tributaría por IVA.
¿Qué pasa si el proveedor me factura a mí?
Es lo habitual. El proveedor te factura a ti (con tu CIF). Tú lo contabilizas como suplido (cuenta 553) y le reenvías la factura al cliente para que la guarde. A efectos de IVA, tú no repercutes IVA sobre ese importe porque no es una venta tuya.
¿Necesito factura para cada suplido pequeño?
Sí. La justificación documental es obligatoria. Sin ticket o factura original, no puedes acreditar que es un suplido y Hacienda lo considerará un ingreso tuyo.
Conclusión
Contabilizar suplidos es sencillo si sigues la regla de oro: no es dinero tuyo. Úsalo para mantener tu cuenta de resultados limpia y tus impuestos correctos. Documenta todo y separa siempre los conceptos en la factura.
